eBASEのもつマルチメディアコンテンツ管理機能や、フレキシブルなデータベース構造を活用すれば、商品情報管理以外の
用途にも利用可能です。
経費管理システムでは、申請日や支払先等の日付・文字情報はもちろん、領収書のスキャン画像、PDFやOffice文書等も
同時に
登録・管理ができます。
また、標準のeBASE検索機能利用で、欲しい情報が素早く見つかります。
目的の領収書を日付や文字情報からすぐに
検索が
できるため、キャビネット等に保管された膨大な量の紙原本を探しだす手間がなくなります。
また、経費申請および上長による承認といったワークフローも、オプション機能により搭載可能。
ペーパレスな経費管理を実現します。
申請日や申請者、支払金額といった日付や文字の情報と、
領収書等のスキャン画像をeBASEで一元管理できます。
本社・支社等で複数箇所に拠点がある場合でも、領収書の
紙原本を本社に送付する必要はありません。eBASEが使える
環境さえ整っていれば、どこからでも経費申請、確認、
承認等が可能です。
また、Officeファイルも添付できるため、
クレジットカード会社からの明細（Excelファイル・
画像等） も同時に管理ができます。
紙原本の保管が不要になることで、保管コストの削減とペーパレス化推進に大きく貢献できます。
申請日や申請者、支払日や支払金額など、様々な情報を
複合して検索が可能です。
また、交通費・交際費などの「経費区分」からの検索や
「今月支払い分」、「金額が5万円以上」など、あいまいな
条件からでも目的の情報を探し出すことが可能です。
検索結果の一覧表示では金額・日付等の昇順・降順表示
といったソーティング機能も実装されていますので、検索の
効率が上がります。
オプションのeB-workflowを活用すれば、申請から
承認までの進捗を、すべてeBASE上で管理できるため、紙の
申請書を作成・提出といった作業を行う必要がなくなり、
申請から承認までの時間が短縮できます。
経費管理システムと併せて利用することで、経費精算のため
申請・承認した内容を、そのまま経理部門で処理・保管する
情報として扱えるようになります。
2005年11月より施行されたe-文書法では、3万円未満の領収書・契約書であれば、条件を満たしている場合に限り、電子保管を
行うことが認められています。
eBASE経費管理システムはe文書法に対応しており、経費申請時に領収書のスキャン画像をeBASEへ添付すれば、金額3万円未満の
領収書原本は保管不要。
紙文書の保管コストを大幅に削減できます。
また、政府は、3万円以上の領収書についても、早ければ2015年より、スキャナーで電子化した領収書の保管を認める方針で
検討に入りました。
これまで、e文書法の対応状況に関わらず、3万円以上の領収書については、原則7年間の原本保管が求められてきました。
この規制が緩和されれば、すべての領収書を電子データとして保存できるようになり、一切の領収書原本が
廃棄できるようになります。
領収書は保管場所を要する、必要な領収書がすぐに探せない、紛失・汚損など、多くの問題を抱えていました。
e文書法への対応によるペーパレスの実現によって、これらの問題のほとんどが解消され、経費登録、管理業務の効率化が図れます。
e文書法では、文書の電子保管を認める条件として、見読性（文書が明瞭に読めること）・完全性（文書の改ざん・毀損・消去の
防止を講じていること）・機密性（文書へのアクセスが許可されたもののみに割り当てられていること）
・検索性（必要な範囲での
検索機能が提供されていること）を確保することが挙げられています。
これらを満たしている場合、現行3万円未満の領収書（規制が緩和されればすべての領収書）を電子保管できるようになります。
eBASEの経費管理機能を使えば、これらe-文書法にて定められている条件にも対応可能(※)です。
※ 見読性はスキャナの性能・設定に依存します。
eBASEに登録された文書へのタイムスタンプ・電子署名発行が
行えるため、文書の完全性をeBASE上で確保できます。
eBASEは、アクセス管理機能eB-Accessによる、文書のユーザーアクセス権限が管理可能です。一般利用者は申請文書の
登録・閲覧のみ、管理者はすべての文書へのフルアクセスといったように、利用者の権限に応じた利用制限を
掛けることができます。
eBASEのもつ柔軟かつ高度な検索機能により、文書名や登録日など、様々な条件からの書類検索を実現。e-文書法にて
求められている文書の検索性を確保できます。
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